Vuoi organizzare una riunione efficace online? Ecco come!
Oggi più che mai comunicare con i propri colleghi universitari, con i colleghi di lavoro, con i propri associati è importante. E la riunione è uno dei mezzi di comunicazione più utilizzato in ambito lavorativo e di studio.
La riunione, infatti, può avere finalità diverse: serve ad informare o comunicare qualcosa; permette di condividere pensieri e decisioni; consente di discutere uno o più argomenti così da trovare una soluzione.
Ad ogni modo, a prescindere dalla sua finalità, è importante che la riunione sia efficace, perciò è fondamentale tenere in considerazione le sue diverse fasi così da organizzare un meeting produttivo.
Una riunione efficace
Le fasi per una riunione efficace sono:
- Preparazione: in questa fase è necessario definire gli obiettivi dell’incontro; stabilire i tempi; predisporre il materiale e tutte le informazioni utili; convocare i partecipanti e consegnare loro l’ordine del giorno.
- Gestione: iniziare e concludere nei tempi prestabiliti; definire gli obiettivi; moderare gli interventi.
- Chiusura: fare una sintesi; definire le conclusioni e le soluzioni; assicurarsi che tutti gli argomenti trattati e conclusi siano chiari per tutti.
A gestire queste fasi è il conduttore, ovvero colui che organizza, stabilisce e definisce l’incontro.
Chiaramente queste tre importanti fasi di gestione non valgono soltanto per la riunione in presenza, ma anche e soprattutto per la riunione video attraverso piattaforme specifiche, quindi online.
Trovi altri consigli per una riunione online efficace su mtsolution.it e su sherpany.com
Comunicazione a distanza
Negli ultimi due anni tutti in egual misura abbiamo dovuto affrontare la sfida della comunicazione a distanza.
Nessuno ha rinunciato a “vedersi” anche se in modo virtuale eppure una volta messi alla prova con le “moderne” modalità di relazione a distanza, ci si è resi conto che mantenere una comunicazione efficace non è impossibile, ma nemmeno semplice.
La semplicità non sta soltanto nel riuscire ad avviare una riunione online, ma nel riuscire a tenere viva l’attenzione di tutti i partecipanti, anche perché, si sa, la distanza fa sì che le distrazioni siano più consistenti e facilmente accessibili.
Su Life Skills Italia un interessante approfondimento sulla comunicazione efficace, sempre utile sia che la comunicazione avvenga in presenza sia a distanza.
FRIDA Riunioni
Nel frattempo per ovviare alle varie ed eventuali difficoltà, sono stati utilizzati i software già esistenti sul mercato, ma, almeno in Italia poco utilizzati prima della pandemia, e altri ne sono stati ideati e tra questi si annovera FRIDA Riunioni, un ambiente digitale interattivo e di facile utilizzo, offrendo a tutti, nessuno escluso, la possibilità di pianificare, organizzare e realizzare le riunioni con pochi e semplici click.
Realizzata da un team preparato e attento alle esigenze di ciascuno – che sia un ente di formazione, un’azienda, un libero professionista, uno studente – FRIDA Riunioni si pone come obiettivo principale quello di connettere le persone garantendo loro l’inclusione sociale, ma anche il superamento delle distanze.
La sua mission è quella di essere smart, semplice, sicura, conforme alle disposizioni vigenti, ma soprattutto quella di garantire una completa fusione tra la realtà materiale e analogica e la realtà virtuale e interattiva, permettendo così di accorciare le distanze e infondendo un forte e notevole senso di ecosostenibilità nei confronti dell’ambiente.
